Sistemas de Inventarios

INVENTARIOS

En una empresa o industria suele tenerse inventario de los bienes para asegurar su funcionamiento continuo. El objetivo y la naturaleza de los inventarios consiste en colocar y recibir en forma repetida pedidos de determinados tamaños a intervalos de tiempo establecidos[1].

Un sistema de inventario se puede basar en la revisión periódica, cuando se reciben nuevos pedidos al iniciar cada periodo.Asimismo, este sistema se puede basar en una revisión continua desde que se colocan nuevos pedidos hasta que se llega al punto de reorden (el inventario baja hasta cierto nivel).

Los inventarios existen con el propósito de mantener un debido control al almacenar bienes para así asegurar un trabajo uniforme y eficiente en sus operaciones. Además de los inventarios depende cuanto y cuando se debe hacer pedidos.

Existe una persona encargada de hacer y llevar el control sobre los inventarios, llamado Almacenista.

Existen dos tipos de inventarios que el almacenista debe manejar:

• Inventario Fisico: es la cantidad de productos o unidades que hay en el almacén.
• Inventario Lógico: es aquel que es manejado mediante un sistema de información, se basa en el sistema de entrada y salida del registro de cantidad del sistema físico, lo que le permite tomar las decisiones.

De este modo, al manejar los dos inventarios, debe existir exactitud entre ambos, puesto que debe coincidir la información que está en el sistema con la que está físicamente, este es el principal objetivo del inventario.

Todo inventario contiene una serie de items, estos son los objetos que están guardados en el inventario que llevan un código o clave ya sea de localización o identificación, estos se usan con el propósito de hacer distinción en el sistema y facilitar la búsqueda del producto en el inventario, estos códigos pueden ser numéricos o alfanuméricos.

Existen ciertas regalas dirigidas al director del almacén:

Reglas del Director de Almacén

1. Todo ítem debe estar debidamente codificado y localizado.

2. Todo movimiento de inventario ya sea de entrada, de salida o consolidación de saldo debe estar debidamente documentado (Firmado, Autorizado).

3. Los documentos de entrad deben diferenciarse de los documentos de salida, ya sea por un código o color.

4. En cuanto sea posible el lugar físico locativo de entrada(entrega) debe ser diferente al lugar físico locativo de recepción de materiales (salida).

5. En cuanto sea posible los ítems de un mismo código deben estar almacenados en un mismo lugar; si no es posible marcarlos con algo.

6. En una auditoria de conteo cada ítem debe ser contado por tres personas diferentes y consignarlos en una tarjeta de conteo de inventario estableciendo las siguientes reglas:

-Si dos tarjetas coinciden se registra la cantidad.

-Si las tarjetas no coinciden se cuenta de nuevo pero con la presencia de un auditor.

Tarjeta de inventario: es aquella que registra el inventario ya contado, una se pega en el inventario ya contado y la otra se entrega a la persona encargada.

7.Los ítem de mayor peso o masa deben estar localizados y almacenados primero, de abajo hacia arriba (seguridad industrial).

8.Los ítem que tuvieron movimiento en el día deben verificarse sus saldos antes de que se cierre el día, es decir, verificar las existencias físicas con las existencias lógicas del sistema.

9.Nadie del personal del inventario se puede ir hasta que no esté cuadrado el movimiento de los ítems de ese día.

10.No recibir comisiones ni premios de los proveedores.

11.Los reportes de inventarios deben estar hechos máximo tres días antes de finalizar el mes.

Con el tiempo, el inventario físico y el inventario lógico entran en diferencias.

CONTEO CÍCLICO

La principal función del conteo cíclico es mantener el inventario en un nivel adecuado, si se visualiza algún error se deben hacer ajustes nuevamente en el inventario.

Uno de los aspectos importantes del manejo de inventarios es asegurar la exactitud del inventario reportado. La exactitud del inventario se refiere a que las cantidades y localizaciones de los items coincidan con las cantidades y localizaciones físicas.

Una opción para realizar un monitoreo constante consiste en emplear la ley 8020 de Wilfrido Pareto que cosiste en el siguiente estudio: 

El 80% de mis efectos están causados por el 20%, aplicado al sistema de inventarios y conteo cíclico, el 20% de los itens serán responsables del 80% de las problemas por inventario. La estrategia, entonces, consiste en clasificar la importancia de cada tipo de insumo. Los más críticos se contabilizan continuamente, como parte del trabajo diario; los menos importantes se contabilizan sólo eventualmente, por ejemplo en

el inventario anual, que ya resulta más simple. Para todo esto se debe tener claro cual es la variable que se está analizando, es decir, la variable impacto.

El conteo cíclico es una herramienta útil para optimizar los niveles de inventario, por tanto, para iniciar un ciclo debe terminar el anterior y quedar bien cerrado para iniciar el otro.

CONTEO ABC

El sistema de clasificación ABC es un método usado para categorizar inventarios de acuerdo con la cantidad y el valor.

La clasificación ABC se da por lo siguiente:

• Los artículos A son aquellos que representan un 20% de los artículos del inventario y alrededor del 80% del valor anual total del almacén considerado. Son los denominados productos vitales.
• Los artículos B representan el siguiente 50% de artículos y otro 15% de valor anual. También llamados productos importantes.
• Los artículos C representan el último 30% de artículos y sólo un 5% del valor anual. Denominados no vitales.

Esto da lugar a la clasificación de los artículos, que por realizarse tradicionalmente en tres grupos, se denomina ABC. Lo que demuestra que los artículos en el grupo A son los que representan un mayor coste anual para la empresa, mientras que los del C son los de menor importancia[2].

El diferenciar el inventario en artículos “A”, “B” y “C” permite que la empresa determine el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios, de esta manera:

El control de los artículos “A” debe ser muy intensivo por razón de la inversión considerable que se hace. A este tipo de artículos se les debe implementar las técnicas más sofisticadas de control de inventarios.

En los Artículos “B” se pueden controlar utilizando técnicas menos sofisticadas pero eficientes en sus resultados.

En los artículos “C” el control que se realiza es mínimo[3].

[1]Hamdy A. Taha. Investigación de operaciones. 2004. Página 429.

[2]http://gio.uniovi.es/documentos/nacionales/ArtNac63.pdf

[3]http://es.scribd.com/doc/13967158/Clasificacion-de-Inventarios-Metodo-ABC